在會議進(jìn)行當(dāng)中，對圖像記錄的要求不僅僅是簡單易懂，對圖像記錄員來說，把握會場的狀況，時(shí)刻思考此時(shí)此刻需要記錄什么是很重要的。

會議三個(gè)階段

一、收集：集中散亂的話語。

在各種談話討論雜亂交織的狀況下，首先要做的就是認(rèn)真傾聽大家的發(fā)言，并把它們整合集中在一起。討論時(shí)無形的混亂會使人感到不安，但只要將其進(jìn)行即時(shí)可視化處理，會場的氛圍就能夠變得積極向前。此外，語言可視化也更方便指出你比較在意的部分，討論就自然地被賦予了活力。

收集

二、再構(gòu)造：從現(xiàn)實(shí)問題出發(fā)，對課題進(jìn)行再定義。

有時(shí)，從外表看來討論進(jìn)行得熱火朝天，但很多時(shí)候現(xiàn)實(shí)情況卻是消極想法彌漫、分歧碰撞過多導(dǎo)致停滯不前。此時(shí)，不要假裝無視這種情況，而是應(yīng)該原原本本地記錄下來，這樣反而能使參會者站在客觀的視角，更加積極地思考問題。

再構(gòu)造

三、合作：以解決問題為目標(biāo)令全員努力。

在各界人士聚集的場合，人們往往不傾向于表達(dá)自己的看法。這種情況下，就要準(zhǔn)備使用圖像記錄去展示并共享大家的想法。面對面時(shí)無法說出的真心想法，可以通過圖像記錄大膽地分享。這樣還能夠創(chuàng)造出一種接納的氛圍，能夠把與對方的不同看法也當(dāng)做是問題的多樣性而愉快接受。

合作

Aggregation（收集）: 集中散亂的話語

一、怎樣開始圖像記錄？

首先可以提前向主辦方簡單提議：為了便于整理會議內(nèi)容，請讓我擔(dān)任會議記錄。然后，提前向大家傳達(dá)這樣的思想：感到困惑時(shí)，如果可以回顧之前的談話內(nèi)容，或許能夠從會議記錄中找出自己在意的地方。以便促進(jìn)大家在會議中積極發(fā)言。如果還沒來得及和主辦方交流，會議就開始了的話，可以在會議中提出“試著來整理一下會議內(nèi)容吧”，然后逐漸靠近白板，開始進(jìn)行圖像記錄。

事先向主辦方傳達(dá)“想做會議記錄”的意愿

如果迫切想要在會議中實(shí)踐的話，就舉手自薦，主動承擔(dān)會議記錄的整理任務(wù)。

怎樣開始圖像記錄？

二、使用什么工具？

在會議中進(jìn)行圖像記錄，不需要什么特殊的道具。只要有供日常會議使用的白板和筆就足夠了。萬一沒有白板的話，可以在墻上貼白紙，或者在桌子上鋪開白紙使用也是可以的。比起在什么東西上記錄，記錄所在的位置更為重要，最好提前就把白板放在參會者全員都能看到的位置。如果可以的話，還能讓參會者也使用白板進(jìn)行說明，所以可以圍繞白板設(shè)置參會者的位置。

使用什么工具？

三、記錄時(shí)要注意的事情？

雖然圖像記錄在快速把握全體內(nèi)容方面有絕對的優(yōu)勢，但是若使用方法錯誤，也有可能會導(dǎo)致討論的發(fā)展方向發(fā)生扭曲。比如，如果硬要把一些人的意見進(jìn)行組合的話，恐怕會導(dǎo)致結(jié)論的改變。別看它只是一份記錄，可是留下來的記錄往往比實(shí)際的發(fā)言本身更具有扭曲現(xiàn)實(shí)的力量。我們要意識到這種危險(xiǎn)性。為了避開這種狀態(tài)，在進(jìn)行圖像記錄時(shí)，我們需要遵守以下三點(diǎn)。

1.擁有目的意識

對于“為什么要把討論內(nèi)容可視化”這個(gè)問題，要有自己的答案。就像你不認(rèn)為繪制本身是圖像記錄的目的那樣，萬一對于進(jìn)行圖像記錄的目的意識沒有共同認(rèn)識的話，你也要具備不做會議記錄的勇氣。

2.保持公平之心

與討論和對話的目的有關(guān)的所有意見都要平等地對待。就算做不到全部畫出來，即便只記下關(guān)鍵詞，也必須要有所記錄。萬一有所遺漏心中感到不安，不要自己妄加判斷，去問問參會者吧。

3.以事實(shí)為基準(zhǔn)

在圖像記錄中加入記錄者的解釋說明而使內(nèi)容發(fā)生改變，或進(jìn)行個(gè)人的創(chuàng)作行為是不可以的。但是，由于要一字一句完全依照原話嚴(yán)密地記錄是不可能的，所以記錄員要做的就是對現(xiàn)實(shí)進(jìn)行適度的概括。如果自己也有想法，要發(fā)言之后再加入記錄當(dāng)中。

以事實(shí)為基準(zhǔn)

四、畫錯的話會感到害怕和羞恥

如果稍微有不安的感覺，可以就圖像記錄向參會者確認(rèn)“是這樣嗎”。即使參會者突然說“錯了”、“有點(diǎn)不對”，也沒必要有罪惡感。因?yàn)槿绻旧頉]有把討論內(nèi)容可視化的話，人們甚至注意不到彼此認(rèn)識上的分歧。要把這種錯誤的指出當(dāng)做一種有益的發(fā)現(xiàn)，“發(fā)現(xiàn)了錯誤，真的太好了。那么是哪里出了什么錯呢”，這樣一邊提出問題一邊修正。為了使錯誤記錄被發(fā)現(xiàn)，通常要在發(fā)言人能看到的位置進(jìn)行圖像記錄。

五、全部寫成了文字

試著在實(shí)際的會議中進(jìn)行操作你會發(fā)現(xiàn)，你可能沒有足夠的時(shí)間去畫圖像，而只寫出了全是文字的條條框框，但是也沒必要感到焦慮。文字多一點(diǎn)或圖像多一點(diǎn)都無關(guān)緊要。比起文字的多少，更重要的是要看你是否抓住并表現(xiàn)出了討論的主旨。要達(dá)到熟練畫出更簡明易懂的圖像的程度，要經(jīng)過 4 個(gè)階段的訓(xùn)練。與其在還沒有了解主要內(nèi)容的情況下勉強(qiáng)畫出一個(gè)不清晰的架構(gòu)，倒不如首先以文字為主去表現(xiàn)出主旨。記錄過程中可以加入一些簡單的標(biāo)記和分類，從而慢慢提升記錄的水準(zhǔn)。

六、不知道用于表現(xiàn)結(jié)構(gòu)的合適的框架體系

在討論中可以使用的框架種類之多，從有專門介紹其的書籍上就可見一斑，因此無法全部進(jìn)行說明，在這里我們介紹一下其中 6 種。只要一邊思考“在這個(gè)場合，什么信息是重要的”一邊進(jìn)行選擇的話，就能選出比較合適的框架了。即使無法立刻選出正確的框架，也可以首先進(jìn)行標(biāo)記和分組，在知道了重要的部分之后再重新畫。

Reframing(再構(gòu)造):消除討論方向的偏離

一、意見發(fā)生碰撞導(dǎo)致氣氛逐漸升溫

當(dāng)會議向參會者互相批判對方意見的方向發(fā)展，現(xiàn)場氣氛開始升溫時(shí)可以試著問一下主持人“我想整理一下現(xiàn)在產(chǎn)生的課題，我們的目標(biāo)是解決什么問題呢”。然后提出“將全體內(nèi)容分為事實(shí)、課題和理想三部分整理吧”，這樣大家就能恢復(fù)冷靜的心態(tài)，應(yīng)該就可以繼續(xù)進(jìn)行有建設(shè)性的討論了。雖然發(fā)生了意見的碰撞，但大家想要解決問題的心情都是一樣的，所以首先為了能讓大家看到目的地，就把討論內(nèi)容在白板上進(jìn)行可視化吧。

二、有生氣、不滿的人

如果現(xiàn)場有不接受討論內(nèi)容的，總是做出否定性的發(fā)言，表示“即使這么做了也是沒用的“我不這么認(rèn)為”等這樣的人存在的話，不是要用語言向他提出問題，要求他回答，而是要試著使用畫圖像的方式去問他“那么如果是這樣呢”。如果意見不一的話，把對方的想法也畫進(jìn)圖像記錄中，把雙方的分歧可視化。

這樣雙方都可以擁有建設(shè)性的信息共有，即到底是對于哪一點(diǎn)不同感到生氣。即使對方可能會有一些情緒，但是這件事中已經(jīng)加入了圖像記錄，就能達(dá)到不輕易成為大家的壓力的效果。

三、有人會想要說一些偏離當(dāng)下議題的內(nèi)容

那就把偏離的內(nèi)容也在視覺上傳達(dá)出來吧?！鞍?？現(xiàn)在說這個(gè)”、“剛才沒有說這個(gè)吧”等，會議中總會突然出現(xiàn)一些人，說一些偏離當(dāng)下議題的話。這時(shí)不要無視，而是要把他說的內(nèi)容用圖像表達(dá)出來，讓大家都意識到這種偏離。如果對于那些偏離主題的話直接用語言指出“現(xiàn)在說的不是這個(gè)”的話，總有一些否定的意味在里面，而用圖像表示則會愉快一些，而且還可能從偏離主題的話語當(dāng)中得到啟發(fā)。

Collaboration(合作)：共享各種不同的想法

一、想要在各界人士初次聚集時(shí)成功打造一支堅(jiān)固的團(tuán)隊(duì)

為了創(chuàng)造出新的東西，讓擁有各種各樣背景的人聚集起來是最快的辦法。但是這些成員多樣性豐富，所認(rèn)為的重要的價(jià)值觀和思考方法都不同，所以很容易產(chǎn)生分歧。在開始初次見面時(shí)，通過分享自己的想法，容易縮短彼此之間的距離。讓參會者在簽條或 A4 紙上提前寫下自己在本次工作中想要達(dá)成的目標(biāo)、自己擅長的事情吧。然后再用 3 分鐘左右的時(shí)間，讓大家各自進(jìn)行發(fā)表呈現(xiàn)。

想要在各界人士初次聚集時(shí)成功打造一支堅(jiān)固的團(tuán)隊(duì)

通過共享彼此的想法，可以縮短距離。用3分鐘左右的時(shí)間讓大家在簽條或A4紙上寫出來，然后進(jìn)行小演講。

二、想要在想出辦法時(shí)活用

想出辦法的方法多種多樣，這里介紹一下用圖像記錄為頭腦風(fēng)暴提供支持的方法。頭腦風(fēng)暴是遵循重視數(shù)量、結(jié)合具體辦法展開工作、不輕易下判斷下結(jié)論、即使是粗略的想法也歡迎這 4 項(xiàng)原則而進(jìn)行的。如果只是一邊在簽條上書寫一邊進(jìn)行的話，也能達(dá)到其應(yīng)有的氣氛，但是只使用文字是不太好理解的。如果讓圖像記錄員把這些內(nèi)容通過繪畫表示出來，可以為讀者的直觀理解提供幫助。

想要在想出辦法時(shí)活用

只有文字的白板，雖然可以記錄事實(shí)，但是卻沒有畫面感。此外，人們不知道彼此的想法是否合拍，在互相交流方面會花費(fèi)時(shí)間。

三、不想被口才好的人的意見所左右

當(dāng)投票選擇“哪一個(gè)好”的時(shí)候，總是說不出自己的選擇好在哪里，結(jié)果總是容易被善于表達(dá)的口才好的人的意見所左右。那就把覺得好的原因可視化吧。例如，覺得十分有可行性的就貼上紅色標(biāo)簽，覺得有速效性的就貼上藍(lán)色的標(biāo)簽等，提前設(shè)定好投票的標(biāo)準(zhǔn)之后再進(jìn)行投票吧。通過這樣的投票，不僅可以使想法得到可視化表現(xiàn)，而且由于大家都聚集在白板周圍，自然就會產(chǎn)生對話交流，還能得到討論更加活躍、思考更加深化的效果。

四、想要在會議總結(jié)時(shí)活用

在每一個(gè)人的議題都做完之后，會議將要順利結(jié)束的時(shí)候，試著在會議記錄中加入一些大家對本次會議的回顧吧，比如今后想要進(jìn)一步探討的內(nèi)容，感到滿意的內(nèi)容等。如果自己的想法可以通過圖像被記錄下來的話，平常不會說出來的本質(zhì)的想法和富有個(gè)性的觀點(diǎn)也會不知不覺跳出來的。

從那當(dāng)中找出下次項(xiàng)目的點(diǎn)子和需要討論的論點(diǎn)，以供下次使用。比起只有圖像記錄員一個(gè)人在單方面地做總結(jié)，要盡量收集更多反饋，努力形成一個(gè)有主體性的團(tuán)隊(duì)。

《讓你的會議可視化：用圖形符號快速記錄會議內(nèi)容》